BIENVENIDA

Les doy la bienvenida a todos aquellos estudiantes o profesionales con un perfil informático; interesados en aprender acerca de la administración de proyectos encaminados a desarrollos informáticos.

Éste blog pretende ser una pequeña guia de como iniciar y desarrollar un proyecto informático. Iniciando desde los fundamentos teóricos, hasta ejemplos prácticos

PROYECTO ORIENTADO AL DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO

Aplicación de las fases de un proyecto a un problema informático

PROYECTO:

AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DE LOS ALUMNOS DE POSGRADO DE LA UPIICSA, MEDIANTE EL USO DE TECNOLOGÍAS WEB.

INICIO

MISIÓN DEL PROYECTO:

Automatizar, agilizar y mejorar la administración de todo el proceso de control escolar de posgrado de la upiicsa. VISIÓN DEL PROYECTO Convertir éste sistema en una herramienta de automatización eficaz e indispensable para el proceso de control escolar de los alumnos de posgrado de ésta institución. Mirando a futuro la posibilidad de implantarlo en otras escuelas superiores del IPN.

OBJETIVOS:

Reducir por lo menos a un 50% el tiempo de inscripción de los alumnos de posgrado. Inscribir sin problemas por lo menos al 95% de los alumnos. Eliminar al 100% la necesidad de que los alumnos traigan comprobantes de su titulo y su cedula profesional originales. Eliminar la necesidad de los alumnos de acudir personalmente a las ventanillas de control escolar de posgrado de la upiicsa por lo menos en un 40% a la hora de su inscripción.

JUSTIFICACIÓN

Actualmente el sistema de control escolar de posgrado de la upiicsa, se encuentra en una situación muy desorganizada. Gran parte del sistema opera de forma manual, con lo que su ejecución es muy lenta. Sobre todo a lo que se refiere con las inscripciones de los alumnos de nuevo ingreso.

El proceso de selección de alumnos de nuevo ingreso a algún posgrado es muy redundante, ya que se hace una toma de sus datos personales, académicos y profesionales; pidiéndoles los respectivos documentos oficiales que avalen su veracidad; solo para tener derecho a realizar los exámenes que sirven como filtros a los posgrados. Posteriormente si los alumnos llegaran a aprobar todos los exámenes, y fueran candidatos a ser seleccionados, se les pide nuevamente la misma documentación con algunos extras, como el original del título profesional y también la de la cédula, con sus respectivas fotocopias. Con lo cual, se consume mucho tiempo de parte de los alumnos al buscar y organizar todos los documentos para su entrega, o si en toda esta pila de documentos y copias llegase a tener algún faltante y tuviera que ser repuesto; pudiéndoles traer en ocasiones problemas con sus respectivos trabajos y actividades personales. Cabe señalar que todos los documentos originales no son retenidos por parte del área de control escolar de posgrado y solo sirven para que sean cotejados con sus fotocopias y ver que sean idénticos, ya que las copias son realmente las que se necesitan para su trámite de ingreso, poniendo en riesgo al documento original de sufrir algún maltrato o perdida.

Una semana antes del inicio de semestre de algún posgrado, son publicadas en las ventanillas del departamento de control escolar mediante hojas comunes tamaño carta y pancartas, las materias que los alumnos deberán cursar por semestre; los maestros que impartirán éstas materias y sus horarios. El alumno debe tomar nota de todos estos datos y deberá formar su horario de clases, plasmándolos en un formato otorgado por el departamento de control escolar. Todo este proceso provoca que los alumnos mientras intentan tomar la información, se amontonen en los pasillos del departamento y se estorben mutuamente, inclusive, también estorben al personal que ahí labora, impidiéndoles su libre paso.

Después de la inscripción al semestre, al alumno se le pide que llene otro formato muy parecido al que entregó al inicio, pero esta vez no puede ser llenado a puño y letra, ya que ahora si este es el documento original que será entregado a la respectiva dirección de la escuela.

Actualmente la única manera que tiene el departamento de control escolar de comunicar algún problema en la inscripción a los alumnos es vía correo electrónico. Sin embargo, el envío de correos es una tarea tediosa ya que si se necesita enviar a todos alguna notificación, esta deberá ser enviada mediante copias de correos uno por uno.

PLANEACIÓN

El proyecto se dividirá en fases. Cada fase representará un avance o un aspecto a cubrir en la automatización del sistema. Las fases son:

Fase 1 identificación de los requerimientos y formalización de los parámetros de trabajo con el usuario.

En esta fase se recopilaran todos los requerimientos de los procesos que se llevan a cabo actualmente en el departamento de posgrado y que deberán ser automatizados. Se harán las entrevistas de reconocimiento con los usuarios implicados y se determinaran sus roles y cargos. Así como también, se darán a conocer los planes de trabajo y los horarios de atención y de consulta.

Fase 2 Organización y estructura de la información obtenida por los usuarios:

Una vez que ya se tenga completamente la idea de cómo opera actualmente el departamento de control escolar de posgrado, y la información necesaria para entender sus requerimientos; se procederá a organizar de manera lógica toda la información recabada. Identificando los puntos clave a ser corregidos, los que deberán eliminarse o los nuevos que deberán ser implantados. En base a esto, se harán reportes y reuniones con los usuarios implicados en cada proceso, para mostrarles las propuestas de cambio y saber sus opiniones o posturas y seguir adelante si los usuarios están conformes, o de lo contrario, corregir nuestras propuestas según sus peticiones.

Fase 3 Diseño de los elementos de la propuesta final, enfocándolos hacia un sistema de aplicación web cliente-servidor:

En la tercera fase, una vez que ya se tenga autorizada completamente la propuesta de cambio del sistema definida en la fase 2; Se diseñaran los módulos del sistema web, las maquetaciones de la interfaz gráfica de los usuarios, los diseños de las bases de datos relacionales y todos los demás diseños de los planos de infraestructura de equipo de cómputo necesario como servidores, nodos, equipo de red, impresoras escáneres, etc. Todo esto se recopilará en un documento de forma ordenada y servirá como plano lógico del sistema.

Fase 4 Programación e implantación del sistema:

En base al plano lógico del sistema, obtenido de la fase anterior; en esta fase es donde se decidirá: cuales deberán ser los lenguajes de programación y sus librerías; los sistemas manejadores de bases de datos y cuales deberán ser los equipos de cómputo necesarios para instalar el nuevo sistema. Esto se hará también tomando en cuenta la opinión y el presupuesto autorizado por el usuario.

Una vez que sea instalada toda la infraestructura física y lógica elegida por el usuario, se procederá a programar y construir el código fuente de los módulos definidos en el plano lógico. Así como también se procederá a construir las bases de datos, creando los esquemas, las tablas, las relaciones, vistas, índices, usuarios, roles y permisos; al igual que los procesos almacenados y disparadores.

Fase 5 Prueba general del nuevo sistema

Ya teniendo instalada toda la infraestructura de cómputo, y la de bases de datos; Se procederá a hacer una prueba general de todo el sistema para identificar correcciones y fallos o nuevas implantaciones pasadas por alto.

Fase 6 Entrega del sistema

Fase final donde será liberado totalmente el sistema y se procederá al cobro de del desarrollo del mismo.

DIAGRAMA DE CASO DE USO DEL SISTEMA

DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION DE LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA

DIAGRAMA DE CLASES DEL SISTEMA

EJECUCIÓN

Las reuniones y las entrevistas que se llevan a cabo con los clientes en cada fase del proyecto y se hacen por las mañanas a primera hora.

Para la fases 1 y 2: se hace uso de técnicas de recopilación de información como encuestas, cuestionarios, y entrevistas. Esta información se representa en graficas, mapas mentales y conceptuales, cuadros sinópticos y se hace un uso importante de diagramas de casos de uso. Al término de cada fase se hace un reporte general entendible para el usuario.

Para la fase 3: se toma como base de diseño de los módulos del sistema; al paradigma de modelado UML (United Model Languaje). Aquí se diseñan los diagramas de secuencia, los diagramas de estado y demás diagramas necesarios; y estos son construidos en base a los diagramas de casos de uso resultantes de las fases anteriores.

Para el diseño de los diagramas de bases de datos de la fase 3, se hace uso del diagrama entidad relación en base a los roles de los usuarios y al manejo de los datos.

Para la fase 4, Se hacen cotizaciones de los diferentes elementos que integran al sistema de manera comparativa en base al plano del sistema lógico y al costo-beneficio. Una vez que el usuario se decide por una cotización, tomando en cuenta su presupuesto y gusto; se procede a la instalación correcta de todos los elementos seleccionados.

Por cada modulo que esté programado y terminado, se hacen pruebas al lado del usuario.

La prueba general del sistema de la fase 5; se ejecuta en paralelo a la forma del sistema actual de control escolar, y hasta que el nuevo sistema esté estable; se deja de emplear la forma anterior.

Para la fase final, el sistema es liberado únicamente si los usuarios están conformes y éste cumple perfectamente con todo el plano lógico. Para las nuevas modificaciones no previstas después de su liberación se procede a la modificación de las cuotas de desarrollo.

Toda la actividad del proyecto queda asentada en una carpeta de manera organizada.

CONTROL

Al inicio del proyecto se definen las formas de trabajo para con el usuario así como todos los reglamentos y parámetros necesarios.

Por lo menos una vez a la semana se hará un informe general de todos los avances del proyecto y también se documentaran todos los problemas o situaciones imprevistas, que impidan el avance.

Todo el ciclo de vida del proyecto será calendarizado en acuerdo con los usuarios.

Al término de cada fase del proyecto, el usuario dará el visto bueno mediante algún documento de conformidad.

En cada reunión se hará uso de minutas.

Cada equipo de cómputo o software nuevo implantado, será respaldado siempre por una nota de remisión o factura de compra.

Los usuarios que no quieran cooperar en el desarrollo del sistema, serán reportados a sus superiores y se procederá a la búsqueda de otros posibles usuarios que permitan la información solicitada.

Es indispensable que se elabore el plano lógico del sistema en la fase 3 y un manual técnico en la fase 4.

CIERRE

Al terminar el proyecto, después de la prueba general del sistema satisfactoria y antes de la liberación; se procederá a la capacitación de los usuarios y a la creación de los manuales de usuario que les permitan saber y documente cómo funciona el sistema, de una manera clara y sin la necesidad de soporte técnico.

El proyecto se da por terminado cuando el usuario firma que está conforme y el sistema opera sin ningún problema.

¿CÓMO SE GENERA UN PROYECTO?

TODO PROYECTO NACE DE UNA IDEA

DE DONDE NACEN LAS IDEAS DE PROYECTO

Una idea, es una solución anticipada ante un problema o necesidad, y nace:

–Del producto de la experiencia. Durante muchos años los actores de las organizaciones van acumulando información y conocimiento que puede ser aplicado a situaciones existen en contextos conocidos o nuevos. La experiencia aporta un factor vital que aunado a la información provee altos niveles de pensamiento crítico vital para lograr aportes o soluciones no reconocidas a simple vista en la solución de problemas o necesidades  existentes.

-Del estudio de especialistas. La teoría en sus diversos campos de la ciencia y la tecnología provee un marco regulatorio que permite trabajar en base a conocimientos probados y validados. Estos dan mayor certeza a las soluciones que aportan los especialistas a la solución de problemas o necesidades existentes.

-De las necesidades propias. Muchos proyectos nacen ajenos a la expertis o conocimiento, sino como un esfuerzo de los involucrados o afectados por la necesidad o problema, en la que extrapolan sus conocimientos previos a la solución del problema o necesidad que los aqueja.

-De los organizadores, dueños o promotores. Existen muchos proyectos cuyas ideas nacen de algún agente con poder de decisión (económico o político)quién concibe un proyecto  atendiendo a su conocimiento, poder, experiencia o necesidad.

INFLUENCIA DE LAS TIC Y SI EN LAS IDEAS DE PROYECTO

Una idea de proyecto apunta a dar solución a un problema o necesidad, los profesionales de las TIC y SI dedicados a la formulación de proyectos deben conocer las mejores estrategias y métodos para conseguir las soluciones más efectivas por anticipado. Las TIC y los SI son herramientas que posibilitad una mayor eficiencia en las soluciones encontradas, más no son las responsables de la eficacia de la misma.

La eficacia y la efectividad se logran encontrando la idea que responde a la solución de las necesidades de los usuarios.

 

REQUERIMIENTOS DE USUARIOS

En un proyecto:  los usuarios, es decir, las personas que se beneficiaran de él, toman un papel fundamental en todas las fases de su ciclo de vida. Ya que de ellos es de donde se toman todos los requerimientos, peticiones y sugerencias reales que influyen en la construcción del proyecto.

El propósito de la gestión de requerimientos es asegurar que el proyecto cumple con las expectativas de sus clientes y de sus interesados, tanto externos como internos, siendo el proceso que garantiza el vínculo entre lo que esperan los clientes y usuarios, y lo que los equipos de proyecto tienen que desarrollar.

Si bien muchos de sus principios pueden ser adaptados a todo tipo de proyectos, es en los proyectos de desarrollo de software donde adquieren todo su sentido, garantizando el proceso y sirviendo de referencia para asegurar y controlar los cambios que en el proyecto puedan surgir (trazabilidad). A menudo, incluye la elaboración de planes específicos para diferentes aspectos como la recolección, gestión e integración de los requerimientos.

Definición de requerimiento y Stakeholder (Interesados)

Según la definición del PMBOK®, un requerimiento es la condición o capacidad que debe tener un sistema, producto, servicio o componente para satisfacer un contrato, estándar, especificación, u otros documentos formalmente establecido.

Son todas aquellas características observables que cualquier interesado desea que estén contenidas en el sistema. Como requisitos se incluyen las necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, cliente, usuarios, y otros interesados.

Como requerimiento se podría establecer:

• Una capacidad necesaria para un cliente o usuario que soluciona un problema o consigue un objetivo.
• Una capacidad que debe incluirse en un sistema para satisfacer los objetivos del proyecto.
• Una restricción impuesta por algún interesado.

Definiendo el concepto de stakeholder (interesado) como alguien que está afectado por el proyecto que se desarrolla, podremos encontrar que hay de dos tipos:

1. Usuarios: Aquellos que utilizaran el sistema.
2. Clientes: aquellos que requieren el sistema y son los responsables de su validación o aprobación.

Es importante distinguir entre estos dos grupos de interesados, dado que muchas veces podremos encontrarnos que hay un conflicto entre los requerimientos de ambos. En la mayoría de los casos, los requerimientos de los clientes tienen prioridad sobre los requerimientos de los usuarios.

A continuación dejo un documento que detalla muy bien el tema:

EJEMPLO DE PROYECTO

A continuación les presento un proyecto  muy completo que les pude servir como guía

Ver este documento en Scribd

CURRICULUM VITAE

Nombre	Alejandro Benavides Camacho
Profesión	Lic. en Ciéncias de la Informática
Nacionalidad	Mexicana
Telefono casa	55551202
Telefono Oficina	56226690
Email	alebec1@gmail.com
INFORMACIÓN ACADÉMICA
GRADO ESTUDIOS INSTITUCIÓN GENERACIÓN Estudios Superiores Lic. en Ciencias de la Informática UPIICSA IPN 2004-2008 Nivel Medio Superior Técnico en Informática CECYT 13 Ricardo Flores Magón 2001-2004
EXPERIENCIA PROFESIONAL
EMPRESA ÁREA PUESTO FUNCIONES PERIODO UNAM DIRECCIÓN GENERAL DE ADMON. ESCOLAR PROGRAMADOR WEB Programación de paginas web en php y java Gestion de bases de datos (Sybase) Diseño y programacion del modulo de alta del imss con power builder Creacion de web services 2009 – a la fecha CONSULTORIA INSCITECH México DESARROLLO Y PROGRAMACIÓN PROGRAMADOR WEB JR. Programación de paginas web en JAVA JSP Gestión de bases de datos (ORACLE) Diseño y programación de varios módulos del sistema fiduciario Creación de interfaces de comunicación usando ajax 2008 – 2009 COMISION NACIONAL DEL AGUA PROYECTOS ESPECIALES Y PROGRAMACIÓN PROGRAMADOR Diseño y programacion del sistema de directorios telefonicos con VB Gestión de bases de datos (SQL_SERVER) Auxiliar en la toma de decisiones de cambio de sistemas diseño y programación de varias aplicaciones usando flash y actionscript 2007 – 2008
CONOCIMIENTOS
Lenguajes de programacion:	java C++ visual basic 6.0 PHP JavaScript ajax HTML XML Power Builder
Bases de Datos:	ORACLE SYBASE MySQL SQL_SERVER
Frameworks:	SPRING HIBERNATE STRUTS
IDIOMAS
Ingles	leido: 80% escrito 40% hablado 30%

FASES DE UN PROYECTO

Un proyecto se divide en las siguientes fases:

INICIO:
Establecer la visión del proyecto: el qué; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuestos ().

PLANEACIÓN:
Desarrollar un plan que ayude a prever el cómo cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta aquellos factores que afectan el resultado deseado.

EJECUCIÓN:
Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con el plan establecido.

CONTROL:
Comparar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos, de NO identificar desviaciones, continuamos con la ejecución.
Si se presentan desviaciones, en equipo acordamos la acción correctiva (planeación adicional o ajustes), y luego continuamos con la ejecución)

CIERRE:
Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto así como para el desarrollo de futuros proyectos.
Por último, se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas.

ETAPAS DE UN PROYECTO WEB:

A continuación publico un video muy interesante de las fases de un proyecto web hecho por José Talla Ferro

CONCEPTO DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos, que se plantean desde un principio por los involucrados en el proyecto. (Project Management Institute )[1]

· Es «el conjunto de habilidades, técnicas, procedimientos y herramientas que se utilizan durante todo el proceso de inicio, planeación y ejecución de un programa o proyecto determinado».(Sagesse, 2005) [2]

«Envuelve el uso eficiente de recursos humanos, de presupuesto, tiempo, equipos, materiales y el manejo de las diferentes formas de riesgo para lograr satisfacer las expectativas de los (Stakeholders) o clientes internos o externos principales del proyecto» (Sagesse, 2005) [2]

· Es «la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto»(UNAM, 2006)[3]

Mi definición:

En relación a las definiciones de las fuentes citadas que en mi opinion, todas son muy claras y concretas, la Administración de Proyectos es: utilizar todas las herramientas de la Administración y sus enfoques, a servicio de la elaboración de un proyecto. Con el fin de llevarlo a cabo de la mejor manera posible y de garantizar su correcta finalización y logro de su objetivo. (actualizado octubre 2012)

[1] Project Management Institute . (s.f.). liderdeproyecto.com. Recuperado el 29 de Agosto de 2012, de http://www.liderdeproyecto.com/

[2] Sagesse. (2005). Administracion de Proyectos. La revista Online de Sagesse , 1.

[3] UNAM. (10 de Junio de 2006). revista.unam.mx. Recuperado el 29 de Agosto de 2012, de http://www.revista.unam.mx/vol.7/num6/art47/art47.htm

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

• Es «el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización» (Díez de Castro Emilio Pablo, 2001)[1]
• Es «el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos» (Koontz Harold, 2004)[2]
• Es «un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización» (Reinaldo, 2002) [3]

Mi definición:

Es una disciplina y arte que tiene como fin, dotar de las herramientas necesarias a una persona, que le permitan utilizar a la gente y a los recursos de su entorno, de manera organizada, para llevar acabo algún trabajo o meta. De tal manera que los esfuerzos de su realización sean divididos y aligerados. En relacion a lo que dice «Koontz Harold» yo agregaria que la administracion tambien trata de los mecanizmos de control que rijan de manera armónica a los individuos por los demas queda muy clara su explicación (actualizado octubre 2012)

[1] Díez de Castro Emilio Pablo, G. d. (2001). Administración. En Administración y Dirección (pág. 4). McGraw-Hill Interamericana.

[2] Koontz Harold, W. H. (2004). Administración Un Perspectiva Global. En Administración Un Perspectiva Global (págs. 6-14). McGraw-Hill Interamericana.

[3] Reinaldo, O. D. (2002). Teorías de la Administración. En Teorías de la Administración (pág. 6). International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002.

DEFINICION DE PROYECTO

· «Es un trabajo o esfuerzo que se ejecuta una sola vez y que persigue un fin específico, y tiene como característica principal producir resultados únicos como un producto o un servicio» (Project Management Institute )[1]

· «Conjunto de operaciones que se ordenan en una secuencia lógica con el objeto de facilitar la realización de un trabajo» (Instituto Nacional de Cooperación Educativa (I.N.C.E), 1970)[2]

· «La búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana». (Urbina, 1990)[3]

Mi definición:

En relación a lo que dicen las tres fuentes citadas de las cuales concuerdo con ellas por su simplicidad y claridad, un proyecto es una serie de actividades que deben realizarse una sola vez, de forma lógica, planeada y controlada, para obtener algún fin. (actualizado octubre 2012)

[1] Project Management Institute . (s.f.). liderdeproyecto.com. Recuperado el 29 de Agosto de 2012, de http://www.liderdeproyecto.com/

[2] Instituto Nacional de Cooperación Educativa (I.N.C.E). (1970). Instituto Nacional de Cooperación Educativa (I.N.C.E). trillas.

[3] Urbina, G. B. (1990). Evaluación de Proyectos. En Evaluación de Proyectos (pág. 2). McGraw-Hill.