Aplicación de las fases de un proyecto a un problema informático
PROYECTO:
AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DE LOS ALUMNOS DE POSGRADO DE LA UPIICSA, MEDIANTE EL USO DE TECNOLOGÍAS WEB.
INICIO
MISIÓN DEL PROYECTO:
Automatizar, agilizar y mejorar la administración de todo el proceso de control escolar de posgrado de la upiicsa. VISIÓN DEL PROYECTO Convertir éste sistema en una herramienta de automatización eficaz e indispensable para el proceso de control escolar de los alumnos de posgrado de ésta institución. Mirando a futuro la posibilidad de implantarlo en otras escuelas superiores del IPN.
OBJETIVOS:
Reducir por lo menos a un 50% el tiempo de inscripción de los alumnos de posgrado. Inscribir sin problemas por lo menos al 95% de los alumnos. Eliminar al 100% la necesidad de que los alumnos traigan comprobantes de su titulo y su cedula profesional originales. Eliminar la necesidad de los alumnos de acudir personalmente a las ventanillas de control escolar de posgrado de la upiicsa por lo menos en un 40% a la hora de su inscripción.
JUSTIFICACIÓN
Actualmente el sistema de control escolar de posgrado de la upiicsa, se encuentra en una situación muy desorganizada. Gran parte del sistema opera de forma manual, con lo que su ejecución es muy lenta. Sobre todo a lo que se refiere con las inscripciones de los alumnos de nuevo ingreso.
El proceso de selección de alumnos de nuevo ingreso a algún posgrado es muy redundante, ya que se hace una toma de sus datos personales, académicos y profesionales; pidiéndoles los respectivos documentos oficiales que avalen su veracidad; solo para tener derecho a realizar los exámenes que sirven como filtros a los posgrados. Posteriormente si los alumnos llegaran a aprobar todos los exámenes, y fueran candidatos a ser seleccionados, se les pide nuevamente la misma documentación con algunos extras, como el original del título profesional y también la de la cédula, con sus respectivas fotocopias. Con lo cual, se consume mucho tiempo de parte de los alumnos al buscar y organizar todos los documentos para su entrega, o si en toda esta pila de documentos y copias llegase a tener algún faltante y tuviera que ser repuesto; pudiéndoles traer en ocasiones problemas con sus respectivos trabajos y actividades personales. Cabe señalar que todos los documentos originales no son retenidos por parte del área de control escolar de posgrado y solo sirven para que sean cotejados con sus fotocopias y ver que sean idénticos, ya que las copias son realmente las que se necesitan para su trámite de ingreso, poniendo en riesgo al documento original de sufrir algún maltrato o perdida.
Una semana antes del inicio de semestre de algún posgrado, son publicadas en las ventanillas del departamento de control escolar mediante hojas comunes tamaño carta y pancartas, las materias que los alumnos deberán cursar por semestre; los maestros que impartirán éstas materias y sus horarios. El alumno debe tomar nota de todos estos datos y deberá formar su horario de clases, plasmándolos en un formato otorgado por el departamento de control escolar. Todo este proceso provoca que los alumnos mientras intentan tomar la información, se amontonen en los pasillos del departamento y se estorben mutuamente, inclusive, también estorben al personal que ahí labora, impidiéndoles su libre paso.
Después de la inscripción al semestre, al alumno se le pide que llene otro formato muy parecido al que entregó al inicio, pero esta vez no puede ser llenado a puño y letra, ya que ahora si este es el documento original que será entregado a la respectiva dirección de la escuela.
Actualmente la única manera que tiene el departamento de control escolar de comunicar algún problema en la inscripción a los alumnos es vía correo electrónico. Sin embargo, el envío de correos es una tarea tediosa ya que si se necesita enviar a todos alguna notificación, esta deberá ser enviada mediante copias de correos uno por uno.
PLANEACIÓN
El proyecto se dividirá en fases. Cada fase representará un avance o un aspecto a cubrir en la automatización del sistema. Las fases son:
Fase 1 identificación de los requerimientos y formalización de los parámetros de trabajo con el usuario.
En esta fase se recopilaran todos los requerimientos de los procesos que se llevan a cabo actualmente en el departamento de posgrado y que deberán ser automatizados. Se harán las entrevistas de reconocimiento con los usuarios implicados y se determinaran sus roles y cargos. Así como también, se darán a conocer los planes de trabajo y los horarios de atención y de consulta.
Fase 2 Organización y estructura de la información obtenida por los usuarios:
Una vez que ya se tenga completamente la idea de cómo opera actualmente el departamento de control escolar de posgrado, y la información necesaria para entender sus requerimientos; se procederá a organizar de manera lógica toda la información recabada. Identificando los puntos clave a ser corregidos, los que deberán eliminarse o los nuevos que deberán ser implantados. En base a esto, se harán reportes y reuniones con los usuarios implicados en cada proceso, para mostrarles las propuestas de cambio y saber sus opiniones o posturas y seguir adelante si los usuarios están conformes, o de lo contrario, corregir nuestras propuestas según sus peticiones.
Fase 3 Diseño de los elementos de la propuesta final, enfocándolos hacia un sistema de aplicación web cliente-servidor:
En la tercera fase, una vez que ya se tenga autorizada completamente la propuesta de cambio del sistema definida en la fase 2; Se diseñaran los módulos del sistema web, las maquetaciones de la interfaz gráfica de los usuarios, los diseños de las bases de datos relacionales y todos los demás diseños de los planos de infraestructura de equipo de cómputo necesario como servidores, nodos, equipo de red, impresoras escáneres, etc. Todo esto se recopilará en un documento de forma ordenada y servirá como plano lógico del sistema.
Fase 4 Programación e implantación del sistema:
En base al plano lógico del sistema, obtenido de la fase anterior; en esta fase es donde se decidirá: cuales deberán ser los lenguajes de programación y sus librerías; los sistemas manejadores de bases de datos y cuales deberán ser los equipos de cómputo necesarios para instalar el nuevo sistema. Esto se hará también tomando en cuenta la opinión y el presupuesto autorizado por el usuario.
Una vez que sea instalada toda la infraestructura física y lógica elegida por el usuario, se procederá a programar y construir el código fuente de los módulos definidos en el plano lógico. Así como también se procederá a construir las bases de datos, creando los esquemas, las tablas, las relaciones, vistas, índices, usuarios, roles y permisos; al igual que los procesos almacenados y disparadores.
Fase 5 Prueba general del nuevo sistema
Ya teniendo instalada toda la infraestructura de cómputo, y la de bases de datos; Se procederá a hacer una prueba general de todo el sistema para identificar correcciones y fallos o nuevas implantaciones pasadas por alto.
Fase 6 Entrega del sistema
Fase final donde será liberado totalmente el sistema y se procederá al cobro de del desarrollo del mismo.
DIAGRAMA DE CASO DE USO DEL SISTEMA
DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION DE LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA
DIAGRAMA DE CLASES DEL SISTEMA
EJECUCIÓN
Las reuniones y las entrevistas que se llevan a cabo con los clientes en cada fase del proyecto y se hacen por las mañanas a primera hora.
Para la fases 1 y 2: se hace uso de técnicas de recopilación de información como encuestas, cuestionarios, y entrevistas. Esta información se representa en graficas, mapas mentales y conceptuales, cuadros sinópticos y se hace un uso importante de diagramas de casos de uso. Al término de cada fase se hace un reporte general entendible para el usuario.
Para la fase 3: se toma como base de diseño de los módulos del sistema; al paradigma de modelado UML (United Model Languaje). Aquí se diseñan los diagramas de secuencia, los diagramas de estado y demás diagramas necesarios; y estos son construidos en base a los diagramas de casos de uso resultantes de las fases anteriores.
Para el diseño de los diagramas de bases de datos de la fase 3, se hace uso del diagrama entidad relación en base a los roles de los usuarios y al manejo de los datos.
Para la fase 4, Se hacen cotizaciones de los diferentes elementos que integran al sistema de manera comparativa en base al plano del sistema lógico y al costo-beneficio. Una vez que el usuario se decide por una cotización, tomando en cuenta su presupuesto y gusto; se procede a la instalación correcta de todos los elementos seleccionados.
Por cada modulo que esté programado y terminado, se hacen pruebas al lado del usuario.
La prueba general del sistema de la fase 5; se ejecuta en paralelo a la forma del sistema actual de control escolar, y hasta que el nuevo sistema esté estable; se deja de emplear la forma anterior.
Para la fase final, el sistema es liberado únicamente si los usuarios están conformes y éste cumple perfectamente con todo el plano lógico. Para las nuevas modificaciones no previstas después de su liberación se procede a la modificación de las cuotas de desarrollo.
Toda la actividad del proyecto queda asentada en una carpeta de manera organizada.
CONTROL
Al inicio del proyecto se definen las formas de trabajo para con el usuario así como todos los reglamentos y parámetros necesarios.
Por lo menos una vez a la semana se hará un informe general de todos los avances del proyecto y también se documentaran todos los problemas o situaciones imprevistas, que impidan el avance.
Todo el ciclo de vida del proyecto será calendarizado en acuerdo con los usuarios.
Al término de cada fase del proyecto, el usuario dará el visto bueno mediante algún documento de conformidad.
En cada reunión se hará uso de minutas.
Cada equipo de cómputo o software nuevo implantado, será respaldado siempre por una nota de remisión o factura de compra.
Los usuarios que no quieran cooperar en el desarrollo del sistema, serán reportados a sus superiores y se procederá a la búsqueda de otros posibles usuarios que permitan la información solicitada.
Es indispensable que se elabore el plano lógico del sistema en la fase 3 y un manual técnico en la fase 4.
CIERRE
Al terminar el proyecto, después de la prueba general del sistema satisfactoria y antes de la liberación; se procederá a la capacitación de los usuarios y a la creación de los manuales de usuario que les permitan saber y documente cómo funciona el sistema, de una manera clara y sin la necesidad de soporte técnico.
El proyecto se da por terminado cuando el usuario firma que está conforme y el sistema opera sin ningún problema.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS 